Hệ thống vận hành doanh nghiệp là trung tâm của tổ chức vì nó định hình cách các nguồn lực tương tác và được sử dụng. Tạo dựng nền móng vững chắc, quy củ ngay từ đầu là cần thiết để bộ máy doanh nghiệp hoạt động trơn tru và hiệu quả.Vậy bắt đầu từ đâu để xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp? Những mô hình vận hành nào hiện đang được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu? Đọc bài viết sau đây với Terus.
Vận hành doanh nghiệp chính là "bộ não" điều khiển mọi hoạt động của tổ chức. Nó quyết định cách thức các nguồn lực được phân bổ, các công việc được thực hiện và các mục tiêu được đạt được. Một hệ thống vận hành hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
Quy trình làm việc chính là xương sống của mọi tổ chức. Nó kết nối các hoạt động riêng lẻ thành một hệ thống thống nhất, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc. Mỗi mắt xích trong quy trình đều đóng vai trò quan trọng, góp phần tạo nên thành công chung của tổ chức.
Con người không chỉ là một phần của hệ thống vận hành mà còn là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Việc đầu tư vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là yếu tố quyết định thành công của mọi tổ chức.
Máy móc và công nghệ là rất quan trọng để hoạt động kinh doanh thành công. Một hệ thống không thể hoạt động nếu không có các công cụ và thiết bị cần thiết.Thiếu các công cụ này, hệ thống sẽ khó phát triển và nâng cao năng suất lao động. Hệ thống ERP ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện đại.Công nghệ thông minh của phần mềm quản trị này cho phép các nhà quản lý theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình vận hành của bất kỳ bộ phận nào, đồng thời hệ thống hóa quy trình vận hành cho các phòng ban.
Cơ sở hạ tầng đối với doanh nghiệp giống như bộ xương đối với cơ thể con người. Nó cung cấp khung sườn và hỗ trợ cho tất cả các hoạt động khác. Một bộ xương khỏe mạnh giúp cơ thể hoạt động linh hoạt và hiệu quả, tương tự như một hệ thống hạ tầng tốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và phát triển bền vững.
Hệ thống vận hành của một tổ chức được hình thành từ mạng lưới các công việc và quy trình đan xen nhau. Trong đó, các hoạt động chức năng đóng vai trò như những "khớp nối" quan trọng, kết nối các bộ phận khác nhau của tổ chức lại với nhau. Hiệu quả của từng hoạt động chức năng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chung của toàn bộ hệ thống.
Quy trình quyết định những gì sẽ được thực hiện để tạo ra một kết quả cụ thể. Để tạo ra luồng vận hành đồng bộ, thống nhất trong tổ chức, các nhân viên sẽ phải tuân thủ chặt chẽ và bám sát vào quy trình.Quy định hành vi và nhận thức của nhân viên theo đúng quy củ. Nội quy làm việc, quy định phân công công việc, trách nhiệm báo cáo và giải trình là những chính sách cần được thực hiện.Ngoài ra, các tài liệu và biểu mẫu được sử dụng trong các hoạt động cũng cần được thiết kế để làm tư liệu cho nhân viên và là bằng chứng cho hoạt động của công ty.
Ở bước tiếp theo, toàn bộ hệ thống quản lý doanh nghiệp phải được kiểm tra lại để xác định các vấn đề có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động.Nhà quản lý có thể sử dụng biểu đồ nhân quả Ishikawa, còn được gọi là mô hình xương cá, để xác định nguyên nhân gốc rễ có khả năng gây ra sai sót.
Các yếu tố được tìm thấy trong biểu đồ xương cá, tương ứng với tiêu chí 6M, sẽ được sử dụng để phát triển các phương pháp khắc phục các vấn đề phát sinh trong mô hình vận hành doanh nghiệp.
Sau khi hoàn thành hệ thống vận hành, bước tiếp theo là đào tạo và thông báo cho nhân viên. Những người này sẽ “kích hoạt” và đưa bộ máy vận hành vào hoạt động.Đảm bảo rằng mọi nhân viên hiểu rõ chức năng và trách nhiệm của họ trong công việc vận hành và cung cấp mọi công cụ và hướng dẫn cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Bước cuối cùng là sử dụng hệ thống vận hành doanh nghiệp trong sản xuất hàng ngày. Cần lưu ý rằng ngay từ đầu, không một hệ thống vận hành nào có thể hoàn hảo.Do đó, với tư cách là người lãnh đạo trụ cột, nhà điều hành phải liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống để cải thiện và thay đổi cho phù hợp với sự phát triển của công ty.Một hệ thống vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp, bài bản sẽ được đánh giá dựa trên các tiêu chí sau:
Hiện nay, số hóa đang là xu thế tất yếu của quản trị vận hành, cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên thị trường và mô hình vận hành doanh nghiệp tự động.Trong kỷ nguyên số, các doanh nghiệp đã trải qua một cuộc cách mạng về mô hình vận hành. Nhờ việc ứng dụng tự động hóa và số hóa, các doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn, thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường. Các quy trình làm việc được tối ưu hóa, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất lao động, giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả hơn.
WFA (Work from anywhere)—làm việc ở bất kỳ đâu đang dần trở thành xu hướng kinh doanh phổ biến nhất trong thời đại hiện nay.Mô hình quản trị hiện đại này cho phép các tổ chức hoạt động linh hoạt trong mọi bối cảnh và điều kiện, ngăn chặn rủi ro gián đoạn và ngăn chặn luồng hoạt động bị cản trở.Để áp dụng thành công mô hình này, có 2 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú tâm đó là:Hãy phát triển một mô hình quản trị nhân sự phù hợp: Mô hình WFA cho phép nhân viên lựa chọn nơi làm việc của họ.Vì vậy, điểm mấu chốt là làm thế nào để gắn kết nhân viên và đảm bảo hiệu suất làm việc ngay cả khi không gặp mặt.Công nghệ hỗ trợ: Với mô hình WFA, công nghệ là yếu tố thành công chính. Các nhân viên sử dụng công cụ này hàng ngày để làm việc và kết nối với nhau.Để đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hệ thống mạng, đường truyền cũng như các phần mềm công việc.