Quản lý đơn hàng là một trong những khâu then chốt quyết định sự thành bại của hoạt động kinh doanh. Một quy trình quản lý đơn hàng chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả? Terus sẽ đưa ra cho bạn trong bài viết này.
Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát và theo dõi tình trạng đơn hàng hiện tại của các doanh nghiệp và xử lý các bước để đơn hàng hoàn thành. Sẽ bao gồm các hoạt động như nhận đơn, lấy hàng, gửi hàng đến nhà vận chuyển, hỗ trợ sau bán hàng.Một doanh nghiệp thành công hoặc thất bại phụ thuộc vào quản lý đơn hàng. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong quy trình này, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng đến giao hàng và chăm sóc khách hàng.Quản lý bán hàng cũng giúp doanh nghiệp nâng cao dịch vụ và trải nghiệm khách hàng so với đối thủ trên thị trường..
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình quản lý bán hàng khác nhau tùy thuộc vào kích thước và loại hình của họ. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các bước cơ bản sau đây sẽ được thực hiện.Mặc dù các phương pháp quản lý đơn hàng khác nhau cho mỗi doanh nghiệp, nhưng các bước cơ bản vẫn sẽ được sử dụng.
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý đơn hàng là xác nhận thông tin chi tiết của đơn hàng. Điều này bao gồm:
Sau khi tiếp nhận thông tin đơn hàng, bước tiếp theo vô cùng quan trọng là kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng hóa hiện có trong kho. Việc này bao gồm cả hàng thành phẩm đã hoàn thiện và nguyên vật liệu để sản xuất.
Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng tồn kho để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, chúng ta sẽ tiến hành tiếp nhận đơn hàng một cách chính thức. Cụ thể:
Giai đoạn cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng hóa trước khi nó được giao đến tay khách hàng được gọi là đóng gói. Đây là bước rất quan trọng quyết định chất lượng và sự an toàn của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Các bước sau đây được thực hiện trong quá trình đóng gói hàng hóa thông thường:
Sau khi đơn hàng được đóng gói cẩn thận, bước tiếp theo là giao hàng cho khách hàng. Để đảm bảo rằng hàng hóa đến đúng địa chỉ và trong thời gian nhanh nhất, đơn hàng sẽ được chuyển giao cho đơn vị vận chuyển.Hệ thống quản lý đơn hàng sẽ được cập nhật ngay sau khi đơn hàng được giao thành công. Khách hàng sẽ nhận được một email xác nhận đồng thời, thông báo về việc đơn hàng đã được giao thành công. Khách hàng có thể dễ dàng theo dõi quá trình giao hàng vì điều này khiến họ yên tâm hơn về đơn hàng của họ.
Chất lượng dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng để xây dựng lòng tin của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài với họ. Doanh nghiệp cần có những giải pháp nhanh chóng và hiệu quả khi khách hàng gặp phải các vấn đề như giao hàng chậm, sản phẩm lỗi hoặc không đúng như mô tả.
Để có thể quản lý đơn hàng hiệu quả thì doanh nghiệp thì bạn nên áp dụng phương pháp sau:
Tồn kho là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh. Nếu tồn kho không được quản lý hiệu quả, quá nhiều tồn kho sẽ lãng phí nguồn lực và quá ít tồn kho sẽ dẫn đến thiếu hàng hóa và mất khách hàng.
Cần phải quản lý tồn kho tốt để có thể nhập hàng kịp lúc và không thừa thãi giúp công việc được trơn tru.
Phân loại hàng hóa là cần thiết để quản lý đơn hàng một cách hiệu quả. Phân chia hàng hóa thành từng nhóm cụ thể giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác và hạn chế chậm trễ và nhầm lẫn.
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín và chuyên nghiệp để quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Một cách chặt chẽ quản lý thông tin đơn hàng cũng rất quan trọng.Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách hàng để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao hàng. Khách hàng sẽ yên tâm hơn và sẽ không bị hiểu lầm nếu được thông báo kịp thời về bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong quá trình vận chuyển. Đồng thời, việc chăm sóc khách hàng tốt sẽ cải thiện lòng tin của người tiêu dùng và tăng khả năng họ quay lại mua sắm.
Khách hàng đã từ chối nhận hàng khi đơn hàng đã đến đúng địa chỉ và đúng thời gian. Điều này có thể xảy ra do một số lý do, chẳng hạn như hàng hóa không đúng như mô tả, bị lỗi hoặc bị hư hỏng khi vận chuyển.Để giải quyết tình huống này, công ty phải nhanh chóng xác định lý do tại sao khách hàng từ chối nhận hàng. Làm rõ nguyên nhân sẽ giúp công ty giải quyết vấn đề, giảm thiệt hại và hài lòng khách hàng.
Có rất nhiều phần mềm để quản lý đơn hàng rất tốt, tôi sẽ gợi ý cho bạn một số phần mềm quản lý đơn hàng:
Pancake là một phần mềm quản lý bán hàng được phát triển tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Với Pancake, bạn có thể:
TPOS là một trợ thủ đắc lực để quản lý mọi công việc nếu bạn đang kinh doanh cả online và offline. TPOS cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ bán hàng.
Giải pháp bán hàng đa kênh toàn diện của Haravan được coi là một trong những nền tảng thương mại điện tử hàng đầu tại Việt Nam. Các doanh nghiệp của Haravan sẽ được trang bị đầy đủ các công cụ cần thiết để quản lý và phát triển tốt.
KiotViet là một phần mềm dành cho quản lý bán hàng được phát triển bởi Hiệp hội bán lẻ AVR Việt Nam. Chủ cửa hàng có thể quản lý hàng hóa, theo dõi tồn kho và tích hợp KiotViet.
Trustsales là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh tuyệt vời cho các cá nhân kinh doanh online và các cửa hàng nhỏ, vừa. Giao diện trực quan dễ sử dụng cho phép bạn dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm ngay cả khi bạn không quen với công nghệ.