Chắc hẳn doanh nghiệp đã từng nghe về hệ thống ERP và đặt ra câu hỏi phần mềm ERP là gì. ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý và hoạch định nguồn lực.Đây được xem là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực nhà quản ký, giúp tăng năng suất nhân viên, giảm thiểu tối ưu chi phí và tăng doanh thu, lợi nhuận. Tuy nhiên vẫn có những mối quan tâm, thắc mắc về thuật ngữ này. Vậy thì chính xác ERP là gì? ERP có những vai trò và chức năng nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này của Terus.
ERP được viết tắt từ thuật ngữ Enterprise Resource Planning. Tạm dịch theo nghĩa tiếng Việt phần mềm ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP cho phép doanh nghiệp sử dụng các hệ thống ứng dụng được tích hợp trong một phần mềm nhằm quản lý nguồn lực, tối ưu thời gian làm việc cho doanh nghiệp. Hệ thống ERP mang đến lợi ích và ưu điểm vượt trội dành cho các doanh nghiệp Việt, nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh cho các đơn vị. So với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ như: Phần mềm quản lý công việc, Phần mềm quản lý nội bộ, Phần mềm quản lý nhân sự, Phần mềm quản lý thu chi,… với hệ thống ERP các doanh nghiệp chỉ cần triển khai và sử dụng đồng bộ duy nhất một phần mềm.Việc sử dụng một hệ thống phần mềm giúp hạn chế tình trạng dữ liệu bị phân tán, không có sự liên kết giữa các phòng ban, chủ doanh nghiệp khó có thể theo dõi và giám sát hoạt động trong đơn vị.Trên thực tế nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng ERP như một giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp giải quyết bài toán về quản lý. ERP mang đến công cụ tổng hợp thông tin, dữ liệu giữa các phòng ban dựa trên một nền tảng phần mềm duy nhất.Thông qua phần mềm nhà quản lý có thể quản lý từ việc bán hàng, nhân viên cho đến hoạt động như nhân sự, tuyển dụng, tài chính kế toán đến thực hiện chiến lược marketing, chăm sóc khách hàng. ERP giúp thông tin giữa các phòng ban trong doanh nghiệp được kết nối chặt chẽ, cải thiện quy trình làm việc và tăng doanh thu.
Để có thể phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm sau:
Dưới đây là một ví dụ về mô hình ứng dụng phần mềm quản trị ERP:
Tính năng kế toán trong ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình tài chính như theo dõi thu chi, lập báo cáo tài chính, quản lý hóa đơn, công nợ và tính toán lợi nhuận. Một số hệ thống còn hỗ trợ quản lý thuế, tài sản cố định và đối chiếu ngân hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền một cách hiệu quả.
Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích tài chính, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi doanh thu, lợi nhuận và chi phí từ tất cả các bộ phận. Chức năng này cũng hỗ trợ lập kế hoạch tài chính, tối ưu hóa việc phân bổ ngân sách, quản lý tiền mặt và kiểm soát chi tiêu để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
ERP tích hợp tính năng CRM để quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi hành trình mua hàng và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Điều này giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và duy trì lòng trung thành của khách hàng.
ERP hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong việc quản lý quy trình bán hàng, từ lập báo giá, xử lý đơn hàng đến theo dõi doanh số. Ngoài ra, hệ thống còn giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp thị hiệu quả bằng cách phân tích hành vi khách hàng và đánh giá hiệu suất của từng chiến dịch quảng cáo.
Tính năng này cho phép doanh nghiệp theo dõi hồ sơ nhân viên, quản lý lương thưởng, phúc lợi và hiệu suất làm việc. Hệ thống ERP cũng hỗ trợ quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên, giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực và đảm bảo tính công bằng trong quản lý nhân sự.
ERP cung cấp các công cụ để giám sát toàn bộ chuỗi cung ứng, từ kiểm soát hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất đến quản lý logistics và vận chuyển. Hệ thống này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đảm bảo nguồn cung ổn định.Bên cạnh đó hệ thống ERP tự động hóa, phân tích dữ liệu và cung cấp báo cáo. Phần mềm sẽ thực hiện phân tích dữ liệu về hoạt động bán hàng, kinh doanh, nhân sự,… thành những thông tin chi tiết. Dựa vào những thông tin đó, doanh nghiệp có những dự đoán, kết luận về các hoạt động trong doanh nghiệp để có sự điều chỉnh phù hợp. Hệ thống ERP cũng sẽ cung cấp báo cáo dạng biểu đồ, đồ thị, dashboard tổng quan dựa trên những dữ liệu đã phân tích.Một số ERP sẽ có những tính năng chuyên sâu cho doanh nghiệp theo lĩnh vực. Ngoài ra, trên thị trường hiện nay, phần mềm ERP gồm 2 loại ERP mã nguồn đóng (có bản quyền) và ERP mã nguồn mở miễn phí bản quyền.ERP mã nguồn mở với đặc trưng tính linh hoạt, dễ dàng tùy biến theo nhu cầu sử dụng doanh nghiệp đang là xu hướng sử dụng hiện nay. Tuy nhiên, khi triển khai doanh nghiệp cần có đội ngũ am hiểu về công nghệ để vận hành hiệu quả.Với ERPNext là hệ thống ERP mã nguồn mở, hàng đầu tại Ấn Độ, đang được MBW triển khai cho doanh nghiệp Việt Nam, tùy chỉnh chuyên sâu cho từng lĩnh vực như chuỗi bán lẻ, xây dựng… So với nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở khác, điểm nổi bật của ERPNext là Low code, no code, triển khai đơn giản dễ dàng.
Sau khi đã đi tìm hiểu hiểu phần mềm ERP là gì, tại phần tiếp theo của bài viết, tác giả sẽ giới thiệu các giải pháp phần mềm ERP được sử dụng phổ biến trên thế giới cho người đọc hiểu và nắm rõ.
ERPNext là phần mềm ERP của Ấn Độ, được các doanh nghiệp hàng đầu thế giới lựa chọn triển khai. Đặc điểm nổi bật ERPNext là mã nguồn mở “low code, no code”. ERPNext được đánh giá cao khi đứng cạnh các đơn vị cung cấp giải pháp ERP nổi tiếng như Microsoft Dynamics 365, Oracle ERP, SAP Business One hay SAP ERP,.. mà chi phí rẻ hơn 5 lần so với NetSuite, rẻ hơn 10 lần so với SAP hoặc các Nhà cung cấp ERP hàng đầu khác.Với tính linh hoạt, tùy chỉnh cao ERPNext đang được triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp Việt.
Các tính năng nổi bật của giải pháp ERPNext giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực số hóa toàn diện như:
ERPNext đầy đủ các module quản lý toàn diện cho doanh nghiệp Việt Nam, phù hợp đa lĩnh vực từ sản xuất, chuỗi bán lẻ, dịch vụ, xây dựng…
Trong đó Odoo ERP là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng và hoạch định nguồn lực. Phần mềm cho phép doanh nghiệp xử lý toàn bộ quy trình kinh doanh thông qua một nền tảng duy nhất. Odoo là phần mềm lý tưởng cho các doanh nghiệp SME, cũng như các doanh nghiệp có nhiều phòng ban cùng kết hợp hoạt động. Phần mềm này có mô hình mã nguồn mở với hàng ngàn ứng dụng được tích hợp, phù hợp với nhiều hình thức và quy mô doanh nghiệp.Odoo ERP được xem là giải pháp trọn bộ nhằm quản lý tất cả các phòng ban, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo tại doanh nghiệp. Giải pháp phần mềm toàn diện này mang đến khả năng quản lý các bộ phận, chức năng trong doanh nghiệp.Mô hình lưu trữ của giải pháp phần mềm ERP được triển khai dựa trên nhu cầu và thực trạng của doanh nghiệp. Toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp đều được lưu trữ qua hình thức thứ điện toán đám mây, đám mây chuyên dụng và on-premise. Phần mềm có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng được xây dựng từ mã nguồn mở, mang đến nhiều công cụ hỗ trợ cho các doanh nghiệp.
Openbravo hoạt động dưới hình thức nền tảng đám mây bán hàng đa kênh phù hợp với các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ. Hệ thống phần mềm cho phép các chuỗi cửa hàng bán lẻ tạo ra các trải nghiệm cá nhân trên kênh bán hàng một cách dễ dàng. Phần mềm được phát triển trên cả đám mây và di động, giúp nhà quản lý dễ dàng đổi mới quy trình và hoạt động kinh doanh tại nhà hàng hoặc chuỗi bán lẻ của mình. Openbravo có khả năng mở rộng nhờ được phát triển trên mã nguồn mở, phần mềm có thể chạy tốt trên các trình duyệt web. Một trong những ưu điểm của hệ thống ERP Openbravo chính là mức giá cả linh hoạt. Phần mềm tính phí duy trì theo tháng cũng như nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.
Microsoft Dynamics ERP là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hướng tới các doanh nghiệp SMEs và các công ty con, bộ phận trực thuộc các doanh nghiệp đa quốc gia, doanh nghiệp lớn. Hệ thống giải pháp Microsoft Dynamics mang đến nhiều lợi ích và tính năng dành cho người dùng. Phần mềm được phát triển từ Microsoft Dynamics do Microsoft sở hữu và quản lý. Microsoft Dynamics ERP mang đến khả năng phân tích sâu nhờ sử dụng Business Intelligence (BI). Các phân tích có độ chính xác cao nhờ hiển thị tại thời điểm thực, giúp người dùng dễ dàng theo dõi hiệu suất. Phần mềm còn mang đến tính năng tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, với mạng lưới đối tác trên toàn thế giới.
Oracle ERP là phần mềm quản lý nguồn lực được cung cấp bởi tập đoàn Oracle vào năm 2012. Phần mềm được sử dụng cho mọi quy mô doanh nghiệp, đây được xem là hệ thống ERP duy nhất được phát triển trên nền tảng đám mây. Oracle giúp các quy trình trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tự động hóa, tăng năng suất làm việc và giảm các chi phí không cần thiết. Phần mềm được thiết kế đơn giản với giao diện thân thiện với người dùng, có thể mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Oracle có nhiều tính năng như hoạch định, quản lý dự án, báo cáo tài chính,…Phần mềm nổi bật với công cụ quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp sẽ dàng tạo ra các báo cáo dựa trên dữ liệu đã được phân tích. Ngoài ra phần mềm còn có tính năng quản trị rủi ro, được thiết kế nhằm giảm thiểu các rủi ro trong báo cáo tài chính, cung cấp kho lưu trữ kiểm soát rủi ro, hỗ trợ quản trị tài chính.
Hệ thống ERP SAP Business One được cung cấp bởi tập đoàn SAP SE. Đây là phần mềm quản lý doanh nghiệp được thiết kế dành cho các doanh nghiệp SMEs (doanh nghiệp nhỏ và vừa). ERP SAP được xem là công cụ giúp tự động hóa quy trình quản lý nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng cũng như các chức năng khác liên quan. Giải pháp phần mềm ERP SAP Business One mang đến nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp nhờ các tính năng và khả năng ứng dụng linh hoạt. Phần mềm mang đến giải pháp toàn diện dành cho doanh nghiệp cùng khả năng tích hợp và mở rộng.Hệ thống phần mềm này cho phép người dùng điều chỉnh các chức năng nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng cũng như quy mô của doanh nghiệp. SAP Business One có mạng lưới đối tác thứ 3 rộng lớn trên toàn thế giới, mang đến các ứng dụng và cung cấp các tích hợp cho hệ điều hành.
Thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng cần phải sử dụng ứng dụng ERP. Khi nào thì doanh nghiệp cần 1 hệ thống ERP?
Tuy nhiên, chi phí để triển khai hệ thống phần mềm ERP là khá lớn. Vì vậy, trong giai đoạn mới thành lập, đang phát triển, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nguồn vốn hạn chế có thể tham khảo và sử dụng các phần mềm nhỏ, lẻ hơn.
Để triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp nên tham khảo quy trình sau:
Để triển khai ERP thành công, bên cạnh việc triển khai giải pháp ERP theo quy trình nhất định, còn nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả triển khai. Dưới đây, Terus đã trích dẫn nghiên cứu về các yếu tố quyết định triển khai ERP thành công tại Doanh nghiệp Việt Nam.
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống ERP được tích hợp các phân hệ (module) như: Tài chính, Sản xuất, Logistics, Nhân sự,… trên cùng một ứng dụng giúp tất cả phòng ban trong doanh nghiệp có thể làm việc với nhau trên cùng một hệ thống.
Phần mềm ERP tập trung vào toàn bộ bộ phận back office (tài chính, mua sắm, kế toán, nhân sự, hành chính, vận hành, CNTT,...), trong khi phần mềm CRM tập trung vào mảng kinh doanh hướng đến người tiêu dùng, tổ chức dữ liệu khách hàng cho nhóm bán hàng và dịch vụ.