Email Hosting Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Email Hosting

Hiện nay, nhiều tổ chức và doanh nghiệp quan tâm đến việc sử dụng dịch vụ lưu trữ email, còn được gọi là hosting email. Tóm lại, email hosting là gì? Có nên sử dụng hosting email không? Bạn sẽ tìm thấy tất cả thông tin cần thiết về dịch vụ này trong bài viết dưới đây.Email Hosting Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Email Hosting

I. Email hosting là gì?

Email Hosting là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp và bảo mật cao. Với tên miền riêng, doanh nghiệp không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo rằng email của mình sẽ được gửi và nhận một cách an toàn, hạn chế tối đa rủi ro bị đánh dấu là thư rác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền tự chủ hoàn toàn trong việc quản lý và điều chỉnh hệ thống email theo nhu cầu.Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hosting cung cấp dịch vụ cho các công ty có nhiều email, vì vậy họ yêu cầu tên miền riêng để dễ phân biệt. Thông thường, địa chỉ email của doanh nghiệp được lưu trữ theo định dạng person@companyname.com.

Phân biệt email hosting và email server

1. Email server

Một loại máy dùng để gửi và nhận thư được gọi là máy chủ thư điện tử. Các công ty sử dụng giải pháp email này để quản lý và truyền thông nội bộ với tốc độ ổn định, liên tục và bảo mật cao.Doanh nghiệp cần có một hệ thống máy chủ phổ biến khi lựa chọn server email. Email server có thể hoàn thành các nhiệm vụ như sau vì nó hoạt động trên một máy chủ chuyên biệt:

• Gửi và nhận email trong nội bộ công ty
• Quản lý tất cả các tài khoản thư điện tử trong hệ thống.
• Nhận email từ email server của người gửi và gửi nó đến các tài khoản trong hệ thống.
• Người dùng có thể xem email trên Webmail hoặc Outlook thông qua email server.

2. Email hosting

Đây là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp bằng cách sử dụng một hệ thống máy chủ riêng biệt. Khi lựa chọn email hosting, các công ty không cần đầu tư vào một hệ thống máy chủ mạnh mẽ. Tuy nhiên, họ vẫn có thể đảm bảo rằng hệ thống email hoạt động ổn định và hiệu quả.

II. Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?

Sau đây là những lý do mà email hosting đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh doanh của bạn:

1. Nâng cao độ nhận diện thương hiệu
2. Mang tính chuyên nghiệp
3. Hạn chế Email rơi vào hộp spam, thư rác
4. Tính bảo mật cao
5. Không gian lưu trữ lớn
6. Tối ưu chi phí

1. Nâng cao độ nhận diện thương hiệu

Lợi ích đầu tiên mà một doanh nghiệp nhận được từ việc sử dụng email hosting là tăng khả năng nhận diện thương hiệu của họ và tạo ấn tượng tốt hơn cho khách hàng.Vì tỷ lệ mở và đọc email của khách hàng cao hơn so với việc gửi đi từ các địa chỉ email khác không phải là email hosting, nên khách hàng thường nhận ra doanh nghiệp hoặc nhớ đến sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp chỉ bằng cách xem tên email.

2. Mang tính chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp sử dụng email hosting sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong vận hành, truyền đạt thông tin nội bộ cho nhân viên và liên lạc với đối tác, khách hàng và các bên liên quan. Nó tạo ra sự tin tưởng mà các tên địa chỉ email ngẫu nhiên không thể tạo ra.Người dùng có thể tùy chỉnh và quản lý nhiều tài khoản email theo ý muốn.

3. Hạn chế Email rơi vào hộp spam, thư rác

Phần lớn các email được gửi dưới định dạng email hosting sẽ không được đưa vào Thư rác của người nhận.Đây là một lợi ích tuyệt vời khi nhận được nhiều email quảng cáo và chương trình ưu đãi từ các nhãn hàng, công ty,… hàng ngày. Việc đưa email của bạn vào hộp thư chính sẽ giúp chiến dịch gửi email của bạn đạt được hiệu quả cao nhất có thể.

4. Tính bảo mật cao

Hosting email được đánh giá cao vì nó hoạt động theo hệ thống. Tất cả các email được gửi đến và đi từ máy chủ sẽ được mã hóa cho đến khi người dùng đăng xuất từ hệ thống email hosting. Điều này sẽ đảm bảo tối đa rằng dữ liệu của người dùng được bảo mật.

5. Không gian lưu trữ lớn

Lưu trữ nhiều tệp gửi kèm và dung lượng email lớn là những đặc điểm nổi bật của email hosting. Do đó, người gửi không bị giới hạn bởi nội dung email hoặc kích thước tệp đính kèm. Nội dung của email của bạn sẽ được chỉnh sửa, đầy đủ, đẹp đẽ hơn và gây ấn tượng hơn đối với người nhận nhờ điều này.

6. Tối ưu chi phí

Lợi ích về chi phí khi sử dụng email hosting cho doanh nghiệp là gì? Các công ty chắc chắn sẽ tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng dịch vụ hosting email vì nó giúp giảm thời gian và tài nguyên so với việc mua cơ sở hạ tầng email cũng như việc thuê thêm nhân viên IT để duy trì và vận hành.

III. Cách đặt tên Email theo tên miền hiệu quả

Có thể thấy rằng có rất nhiều lợi ích khi sử dụng email theo tên miền, nhưng những lợi ích được mô tả ở đây chỉ bao gồm tính năng.Để email theo tên miền có hiệu quả, bạn cần biết cách đặt tên sao cho phù hợp nhất và mang tính chuyên nghiệp. Điều này sẽ hỗ trợ bạn khi giao tiếp với đối tác và khách hàng.

1. Tại sao tên Email theo tên miền lại quan trọng?

Hãy tưởng tượng bạn đang gặp một khách hàng tiềm năng về một dự án mới mà bạn đang phát triển. Bạn nhận ra rằng bạn sắp hoàn thành giao dịch với khách hàng này sau khi cuộc họp diễn ra tốt. Để họ có thể gửi cho bạn hợp đồng chốt giao dịch, khách hàng yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email của bạn.Mặc dù cả hai địa chỉ email đều hợp lệ, nhưng những phản hồi mà chúng cung cấp là hoàn toàn khác nhau. Gmail.com sẽ không phù hợp với những trường hợp bạn cần mô tả bản thân hoặc công ty của mình một cách chuyên nghiệp.Mặc dù địa chỉ email theo tên miền có thể không cung cấp công việc, nhưng điều đó không khiến khách hàng mất lòng tin vào bạn. Nói cách khác, địa chỉ email theo tên miền cung cấp cho bạn độ tin cậy và uy tín mà địa chỉ email Gmail.com hoặc Yahoo.com không thể mang lại.

2. Những gì nên đứng trước @?

Tạo địa chỉ email tên miền giống như tạo trang web mới. Bạn có thể sử dụng họ của mình, tên hoặc các từ chung như “lienhe” hoặc “support” hoặc biệt hiệu như “ceo”.Nếu bạn muốn an toàn, hãy đặt tên hoặc họ của bạn. Ngoài ra, hãy cố gắng không sử dụng biệt hiệu vì người nhận của bạn có thể khó chịu khi không biết bạn thực sự là ai và mọi người thường không coi trọng bạn.Ví dụ: tencuaban@yourdomain.com có thể là một ý tưởng tuyệt vời và bạn bè của bạn có thể được hưởng lợi. Tuy nhiên, nó có thể không chuyên nghiệp đối với những người không quen thuộc với bạn. Ngoài ra, bạn nên tránh sử dụng các từ hoặc số khiến địa chỉ email khó nhớ và dài.

3. Địa chỉ Email tên miền có phân biệt chữ hoa, chữ thường không?

Câu trả lời của Terus là có, địa chỉ email và tên miền được phân biệt bằng chữ hoa. Phần tên miền của địa chỉ email không phân biệt giữa chữ hoa và chữ thường.

• tenemail@terusvn.com giống với tenemail@TERUSVN.com

Tuy nhiên

• TenEmail@terusvn.com khác với tenemail@terusvn.com

4. Định dạng Email doanh nghiệp phổ biến

• Chỉ tên: ten@terusvn.com
• Tên, họ viết tắt: tenho@terusvn.com
• Họ và tên: hovaten@terusvn.com
• Tên hộp thư đến chung hoặc theo phòng ban:
  • info@terusvn.com
  • sale@terusvn.com
  • marketing@terusvn.com

IV. So sánh giữa Domain Hosting, Web Hosting và Email Hosting

Mỗi loại hosting phục vụ một mục đích khác nhau trong việc quản lý tài nguyên trực tuyến của doanh nghiệp. Dưới đây là sự phân biệt rõ ràng giữa Domain Hosting, Web Hosting và Email Hosting:

V. Tips chọn Email Hosting thành công

1. Chọn nhà cung cấp uy tín

Việc lựa chọn một nhà cung cấp server uy tín là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo sự thành công khi sử dụng Email Hosting. Nếu chọn sai nhà cung cấp, bạn có thể gặp phải những sự cố không mong muốn, như rò rỉ thông tin hay gặp phải thư spam. Một nhà cung cấp Email Hosting uy tín thường có các đặc điểm sau:

• Hỗ trợ khách hàng 24/7: Luôn sẵn sàng giúp đỡ khi có sự cố xảy ra.
• Kiểm soát thư spam và blacklist IP: Giảm thiểu nguy cơ email của bạn bị đánh dấu là spam.
• Bảo mật cao: Sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng để bảo vệ dữ liệu.
• Giao diện dễ sử dụng: Cho phép quản lý email dễ dàng, thuận tiện.
• Khả năng chuyển tải thông tin hiệu quả: Đảm bảo email được gửi đi thành công và đến hộp thư của khách hàng.
• Tỷ lệ email vào inbox cao: Đảm bảo email của bạn không bị chặn hay rơi vào mục thư rác.

2. Tối ưu tên email

Tên email là yếu tố quan trọng tạo ấn tượng đầu tiên đối với người nhận. Để tối ưu hóa hiệu quả của Email Hosting, bạn cần lưu ý những điểm sau khi chọn tên email:

• Chọn tên ngắn gọn và dễ nhớ: Nếu doanh nghiệp của bạn có tên dài, hãy cân nhắc rút gọn hoặc viết tắt sao cho vẫn dễ nhận diện và không gây nhầm lẫn.
• Tạo cấu trúc thống nhất: Đảm bảo tất cả các kênh truyền thông (website, blog, mạng xã hội) đều sử dụng tên miền email thống nhất để tạo sự chuyên nghiệp.
• Tránh trùng tên với doanh nghiệp khác: Trước khi đăng ký tên miền email, hãy kiểm tra để tránh trùng lặp và tránh ảnh hưởng xấu từ những tổ chức có tên tương tự.
• Tránh tên nhạy cảm: Lựa chọn những từ ngữ dễ hiểu, không gây hiểu lầm hay ảnh hưởng xấu đến thương hiệu.

3. Chú trọng bảo mật hệ thống

Email Hosting là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, nhưng nếu không chú trọng bảo mật, hệ thống email có thể gặp phải các rủi ro nghiêm trọng. Để bảo vệ thông tin và dữ liệu quan trọng, bạn nên:

• Chọn nhà cung cấp uy tín: Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ email có khả năng bảo mật cao, tránh rủi ro rò rỉ thông tin nếu xảy ra sự cố.
• Sử dụng các biện pháp bảo mật nâng cao: Bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và các giải pháp bảo mật khác.

4. Phổ biến các quy định rõ ràng

Để sử dụng Email Hosting hiệu quả trong doanh nghiệp, bạn cần thiết lập và phổ biến rõ các quy định sử dụng email cho nhân viên, chẳng hạn như:

• Chỉ sử dụng email cho công việc: Khuyến khích nhân viên sử dụng email chỉ cho mục đích công việc và không lạm dụng tài khoản email cá nhân.
• Phân biệt giữa các phòng ban: Mỗi nhóm, phòng ban nên có email riêng biệt để tránh nhầm lẫn và tăng hiệu quả giao tiếp.
• Vô hiệu hóa tài khoản khi nhân viên thôi việc: Đảm bảo rằng các tài khoản email của nhân viên đã thôi việc không còn hoạt động để bảo vệ thông tin doanh nghiệp.