Email doanh nghiệp là công cụ không thể thiếu đối với các công ty. Để thành công trong lĩnh vực của mình, các công ty phải trang bị cho mình những công cụ cần thiết để tiếp cận khách hàng.Trong thời đại công nghệ số, giữa muôn vàn giải pháp, email doanh nghiệp vẫn là phương tiện trao đổi thông tin đáng tin cậy nhất với khách hàng, đối tác. Có thể thấy, email doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi công ty. Hãy cũng Terus tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Email công ty là hệ thống máy chủ được thiết kế riêng cho tên miền doanh nghiệp. Nói một cách đơn giản, địa chỉ email doanh nghiệp có cùng tệp đính kèm email với tên miền doanh nghiệp.Ví dụ: Công ty Công nghệ Terus nhận tên miền terusvn.com. Địa chỉ email của công ty là support@terusvn.com.Vậy muốn có email công ty thì công ty phải mua tên miền và đăng ký sở hữu nó. Nếu bạn có địa chỉ email công ty, công ty có thể dễ dàng quản lý nội dung, báo cáo, tạo dựng niềm tin với đối tác, khách hàng,… Nó được coi là tài sản thuộc sở hữu của công ty.
Một địa chỉ email cá nhân chỉ thuộc về một người. Hậu tố email thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ là @yahoo.vn hoặc @gmail.com.Nếu công ty cho phép nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc thì mọi thông tin,… sẽ có trong email cá nhân. Công ty không thể xử lý được nếu nhân viên nghỉ việc hoặc tài khoản bị xóa, toàn bộ dữ liệu, thông tin quan trọng của công ty sẽ bị mất.Ngoài ra, việc sử dụng email cá nhân để làm việc với đối tác hoặc khách hàng được coi là không chuyên nghiệp.
Email công ty có tên miền riêng cung cấp cho mỗi nhân viên một địa chỉ email riêng. Địa chỉ email này do công ty quản lý. Công ty quản lý nội dung email chất lượng cao và chống thư rác một cách hiệu quả.Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể lấy lại email và lấy lại thông tin được lưu trữ trong quá trình làm việc của nhân viên.
Việc sử dụng email doanh nghiệp làm tăng tính chuyên nghiệp của công ty khi giao tiếp với đối tác, khách hàng và cả nhân viên nội bộ.Khi nhân viên công ty gửi hồ sơ công ty, thông tin dự án hoặc đơn giản là một lời đề nghị đến khách hàng nhưng sử dụng tài khoản cá nhân như: abc@gmail.com hoặc congtyabc@gmail.com,… làm mất đi ấn tượng và sự tin tưởng của khách hàng, đối tác vốn có.
Giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công mạng, phần mềm và phần mềm độc hại. Các công ty quản lý email, bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty và ngăn nhân viên tiết lộ thông tin đó cho bên thứ ba mà không được phép.
Email cá nhân thường có dung lượng nhỏ, khoảng 15 GB. Việc các công ty lưu trữ dữ liệu là chưa đủ. Ngày nay, thư tín doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng giúp các công ty sử dụng email một cách thuận tiện mà không làm quá tải thông tin.
Hiện có một số dịch vụ email miễn phí (và thậm chí cả dịch vụ email giá rẻ) nhắm mục tiêu đến những kẻ gửi thư rác hoặc phần mềm độc hại.Do đó, email gửi từ địa chỉ miễn phí sẽ bị đánh dấu là thư rác và sẽ không xuất hiện trong hộp thư chính. Để truy cập thông tin người gửi, người nhận cần chủ động kiểm tra mục Spam.
Khi bạn sử dụng email cá nhân, các công ty thường mất dữ liệu hành vi khách hàng khi bạn sử dụng email để liên lạc, điều này có thể ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh của bạn.Email dành cho doanh nghiệp giải quyết được tất cả các vấn đề nêu trên và cũng là công cụ đóng một vai trò nhỏ trong chiến lược tiếp thị của bạn.Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ mail doanh nghiệp giúp quản lý email doanh nghiệp mà không cần lo lắng, cụ thể như sau:
Khi môi trường kinh doanh phát triển thì chắc chắn sẽ xảy ra những mâu thuẫn, đôi khi nhân viên sẽ nghỉ việc.Ngày nay, email doanh nghiệp phát huy hiệu quả vì email thuộc sở hữu của doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp nắm quyền kiểm soát. Dù không thể kiểm tra email cá nhân nhưng thông tin khách hàng có thể bị mất.
Các gói đăng ký email doanh nghiệp tốt nhất hiện nay bao gồm một số công cụ để tối đa hóa quy trình làm việc của bạn. Một số chức năng tích hợp của email doanh nghiệp là:
Khi lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ e-mail thương mại, bạn phải chú ý đến tính bảo mật cao nhất của hệ thống và đảm bảo hệ thống được cập nhật liên tục các chương trình chống vi-rút, chống thư rác, chống lừa đảo và chống giả mạo.Ngoài ra, bạn phải cẩn thận trong việc duy trì kết nối email liên tục để chức năng email được hoạt động liên tục và không bị rớt đột ngột.Đảm bảo email doanh nghiệp của bạn có thể truy cập được mọi lúc, mọi nơi và được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.