Cách mạng công nghệ và làn sóng chuyển đổi số đã thay đổi cách thức quản lý công việc và doanh nghiệp. Phương pháp làm việc thủ công, tài liệu và giấy tờ đã nhường chổ cho hệ thống quản lý công việc hiện đại.Nhiều công ty đã bắt đầu áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành của họ để tối ưu hóa năng suất và nâng cao chất lượng thực hiện công việc.Tóm lại, hệ thống quản lý công việc là gì? Để triển khai một hệ thống quản trị công việc hiệu quả và tối ưu hóa năng suất của doanh nghiệp, những điều gì cần lưu ý? Hãy cùng Terus tìm hiểu qua bài viết đưới đây.
Nền tảng phần mềm được gọi là hệ thống quản lý công việc có thể được sử dụng để hỗ trợ tổ chức và quản lý tất cả các quy trình làm việc trên nền tảng số.Mọi khâu trong quy trình làm việc của nhân viên được số hóa và tự động hóa bằng cách sử dụng hệ thống quản lý công việc, giúp xác định phương hướng và mục tiêu cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ của họ.Ngoài ra, đây là một công cụ mà các nhà quản lý có thể sử dụng để kiểm soát, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Các nghiên cứu và thực tế của các công ty trên toàn cầu đã chứng minh rằng quản lý công việc truyền thống là thách thức đối với năng suất của mọi doanh nghiệp.Các phương pháp tổ chức và thực hiện công việc thủ công khiến quy trình vận hành của doanh nghiệp trở nên rối rạc, rời rạc và lãng phí nguồn lực.Những phương pháp này cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy theo dõi khảo sát được thực hiện bởi Terus trên 300 doanh nghiệp:
Những con số này cho thấy những gì xảy ra với các doanh nghiệp khi chúng không có các công cụ hỗ trợ và không áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý công việc.Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý công việc không chỉ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến bài toán năng suất của doanh nghiệp mà còn giúp bộ máy vận hành trở nên bền vững hơn, điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý công việc bằng cách:
Một trong những phần quan trọng nhất của hệ thống quản lý công việc là lập kế hoạch công việc.Phần mềm quản trị công việc cho phép người dùng tạo bản kế hoạch công việc chi tiết với các tiêu chí như loại công việc (chẳng hạn như thường, quy trình hoặc lặp), thời gian thực hiện, người phụ trách, KPI đầu ra, và các tính năng khác.Dựa trên bản kế hoạch hệ thống, nhân viên sẽ biết mình phải làm gì để đạt được mục tiêu. Đồng thời, đây cũng là nơi nhà quản lý giám sát và đánh giá quản lý công việc của nhân viên.
Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, thời gian là yếu tố quan trọng. Cả dự án có thể bị trì trệ hoặc bị ảnh hưởng nếu công việc chậm tiến độ.Do đó, điều cần lưu ý là làm thế nào để kiểm soát thời gian thực hiện và đảm bảo tiến độ công việc. Nếu trước đây, các nhà quản lý phải thủ công đo lường tỷ lệ hoàn thành công việc và theo dõi báo cáo tiến độ công việc, thì bây giờ với hệ thống quản lý tiến độ công việc, quá trình này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết.Các số liệu đo lường tiến trình công việc và dự án được cung cấp bởi hệ thống, bao gồm các ngày thực hiện, phần trăm hoàn thành công việc và số đầu việc còn lại, cho phép các nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện công việc và đưa ra các kế hoạch điều chỉnh, xúc tiến kịp thời.
Thông qua việc đánh giá năng lực làm việc của nhân viên, hệ thống quản lý công việc giúp tạo ra một môi trường làm việc số công bằng và minh bạch.Nhà quản lý có thể đánh giá năng suất làm việc của mỗi nhân viên bằng cách theo dõi và phân tích các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc như KPI và tỷ lệ hoàn thành công việc.Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cung cấp hệ thống báo cáo tự động dưới dạng giao diện trực quan cho phép nhà quản trị dễ dàng đánh giá kết quả công việc mà không cần tốn thời gian để tổng hợp và xử lý nhiều dữ liệu.
Một số bước cần thiết để hoàn thành bất kỳ dự án nào để đạt được kết quả cuối cùng. Nhiều công việc và quy trình trong doanh nghiệp không có tài liệu chỉ dẫn cụ thể mà chỉ được các nhân viên ngầm hiểu và thống nhất với nhau so với phương thức làm việc cũ.Các phòng ban có thể đổ lỗi cho nhau trong trường hợp sai sót xảy ra và không thể xác định nguồn gốc. Ngoài ra, quản lý không thể kiểm soát được quy trình đang ở bước nào và tiến độ đang được thực hiện để cung cấp chỉ đạo nhanh chóng.Sự xuất hiện của hệ thống quản lý công việc gần như đã thiết lập một trật tự mới cho việc quản lý hoạt động kinh doanh.Nó đã xây dựng các quy trình làm việc theo các quy tắc nhất quán. Các hệ thống phần mềm quản lý công việc hỗ trợ trong việc xây dựng, thiết kế và số hóa toàn bộ quy trình làm việc và đưa nó lên nền tảng một cách dễ hiểu và dễ hiểu.Một quy trình được chuẩn hóa bằng phần mềm sẽ chứa số bước, người thực hiện, thời gian thực hiện,… Phần mềm sẽ tự động cập nhật khi nhân viên xử lý công việc và hoàn thành một bước trong quy trình. Từ đó, tất cả các thành viên đều có thể hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của họ cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
Để nhân viên có thể phối hợp và trao đổi thông tin, hệ thống quản lý công việc tạo ra kênh giao tiếp nội bộ.Điều này giúp nhân viên có một trải nghiệm làm việc số xuyên suốt, giúp họ không bị ngắt quãng hay phân tán tư tưởng vì họ phải giao tiếp và kết nối bằng nhiều ứng dụng tin nhắn và email như trước kia.Phần mềm công việc 4.0 cho phép các thành viên thảo luận trực tiếp về quy trình công việc hoặc chỉnh sửa, đồng thời đóng góp ý kiến trong phần thảo luận.Do đó, tất cả nhân viên đều có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung công việc đang được trao đổi mà không bị sót hoặc trôi qua các tin nhắn.
Chỉ khi có định hướng và chiến lược triển khai rõ ràng, một hệ thống quản lý công việc mới có thể hoạt động tốt.Cách tiếp cận này sẽ giúp làm rõ mục đích sử dụng hệ thống và phạm vi triển khai để phù hợp với nhu cầu và đặc điểm cơ cấu của tổ chức.Trong chiến lược cần làm rõ:
Doanh nghiệp phải xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống để tiến hành quy trình triển khai hệ thống quản lý công việc. Thông tin về công việc, chi tiết quy trình làm việc và tài liệu phục vụ cho công việc phải được số hóa.Ngoài ra, doanh nghiệp phải thiết lập các quy tắc, quy định và hướng dẫn liên quan đến việc áp dụng hệ thống quản lý công việc để mọi nhân viên biết cách sử dụng hệ thống.
Nhà quản lý phải thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể để đánh giá hiệu quả và tiến độ của công việc. Các nhà quản trị có thể tham khảo một số chỉ tiêu sau:
Lựa chọn phần mềm phù hợp để triển khai là yếu tố cuối cùng và quan trọng nhất quyết định sự thành công của hệ thống quản lý công việc của doanh nghiệp.Có rất nhiều công ty cung cấp nhiều giải pháp quản lý công việc 4.0. Điều này làm cho các nhà quản lý bối rối vì quá nhiều thông tin và khó lựa chọn phần mềm phù hợp. Để xác định giải pháp quản lý công việc tốt nhất cho công ty, hãy xem xét các đánh giá dựa trên các yếu tố sau: